Van Kop tot Inhoudsopgave in Microsoft Word

Eline vroeg mij wat tips om een inhoudsopgave te maken in Microsoft Word. Tot nu toe hield ze alles bij in een schriftje en typte dan later de inhoudsopgave bij haar manuscripten. De afgelopen paar weken heb ik wat tips gestrooid, nu is het tijd om de hele inhoudsopgave zonder problemen in elkaar te zetten. 

Wil je nog even nalezen wat de tips waren?

Tip 1: Maak een overzicht van je document. Huh? Ja, het werkt echt veel handiger als je van tevoren al een indeling hebt gemaakt van hoofdstukken en paragrafen.
Tip 2: Hoofdstukken maak je met kop 1, paragrafen met kop 2. Koppen vind je op tabblad Start in de groep Stijlen.
Tip 3: Wat zegt Hoofdstuk 1, 2, 3, ... nu eigenlijk? Weet ik dan waar het hoofdstuk over gaat?
Tip 4: Maak de inhoudsopgave pas op het einde. Dat scheelt je heel wat "vernieuwen".
Tip 5: Gebruik niet meer dan 2 niveaus in de inhoudsopgave. Dat bevordert de leesbaarheid.

Een inhoudsopgave in een schriftje…?

Zo doen we dat natuurlijk niet meer met Microsoft Word. En ook niet in een apart document en later knippen en plakken. We gaan het grondig aanpakken! Maar we beginnen wel degelijk bij tip 1: het overzicht. En dan geen statisch overzicht waar je nooit meer iets tussen kunt voegen of verwisselen. Juist de kracht van Microsoft Word is het knippen en plakken. Toch liever hoofdstuk 3 vóór hoofdstuk 2? Is het tóch overzichtelijker als die vierde paragraaf na de zesde komt? Of had je bedacht dat er nog een extra hoofdstuk tussen het tweede en derde moest komen? Maar wat je daadwerkelijk aanpast is de plaats van de paragrafen in het document, niet de inhoudsopgave zelf.

Het startpunt van iedere inhoudsopgave is het maken van koppen.

Op het tabblad Start vind je onder de Stijlen de verschillende koppen. 


Die zien er bij jou vást anders uit dan bij mij. Dat komt omdat ik mijn kleuren aangepast heb aan mijn huisstijl. Maar je ziet wél meer dan 2 koppen staan, terwijl in tip 2 toch duidelijk maar twee koppen benoemd worden. En in tip 5 wordt ook duidelijk gezegd dat er maar 2 niveaus in de inhoudsopgave komen. Dat klopt, ik gebruik meer koppen maar deze neem ik niet op in de inhoudsopgave. Hoe? Dat vertel ik verderop.

De derde tip spreekt voor zichzelf. Word jij ook zo chagrijnig als je een boek of ander manuscript onder ogen krijgt dat is ingedeeld in Hoofdstuk 1, 2, 3… Verzin een pakkende tekst!

Nu schrijf ik zelf voornamelijk e-boeken bij de trainingen en workshops die ik geef. Ok, en deze blogs, en zelfs die krijgen een tekst als blikvanger. Een voorbeeld van een (gedeelte van een) inhoudsopgave is dan bijvoorbeeld het hoofdstuk Grafieken en de paragrafen Startpunt van iedere grafiek, Tabellen en grafieken, Hulpmiddelen voor grafieken, Een tweede as gebruiken, Assen aanpassen, Kolomgrafieken, Gantt grafiek en Draaigrafiek. Krijg je al trek om die workshop te volgen? ;-)

Maar zeg nou zelf, dat leest toch veel prettiger dan Hoofdstuk 5, Paragraaf 5.1, Paragraaf 5.2…?
Wanneer je begint te schrijven bepaal je wel waar je de inhoudsopgave wilt plaatsen, aan het begin of aan het einde? Maar dat is dan ook alles. Je voegt hem nog niet in. Dat komt op het einde wel.

Hoe maak je een kop?

Je plaatst de cursor in de alinea die je als kop 1 wilt gebruiken (een regel is ook een alinea!) en je klikt op Kop 1. Als je dan een <Enter> geeft ga je vanzelf over in het Standaard lettertype. En zo maak je ook kop 2, 3, 4….

En hoe worden die koppen dan een inhoudsopgave? 

Je plaatst de cursor op de plek waar je inhoudsopgave moet beginnen en klikt op tabblad Verwijzingen op Inhoudsopgave (uiterst links). Hier wordt zelfs het woord Inhoud of Inhoudsopgave toegevoegd (afhankelijk van je keuze). Hé, maar er komen wél 3 koppen niveaus…

Hoe pas je dan de inhoudsopgave aan aan jouw wensen?

In hetzelfde menu waar je de inhoudsopgave kunt maken kun je hem ook aanpassen: klik op Aangepaste inhoudsopgave en kies voor 2 niveaus. Het is ook niet verplicht om paginanummers weer te geven… Als je dit doet terwijl de inhoudsopgave al in je document staat vraagt Word of je de oorspronkelijke inhoudsopgave wilt vervangen.

En wat als je achteraf besluit toch een paragraaf toe te voegen?

Dan rechts-klik je in de inhoudsopgave en kies je Veld bijwerken. Wanneer je vervolgens In zijn geheel bijwerken kiest wordt alles weer netjes tussengevoegd.

Heel veel succes Eline!

In de workshop en op een trainingsdag leg ik ook uit hoe je bijvoorbeeld je Stijlen zelf aanpast. Ik ga dieper in op alinea's en paragrafen. En nog veel meer :-) Wil je hierover meer weten? Vul je dan het contactformulier in? En wellicht ben je ook geïnteresseerd in andere trainingen? Ik hoor graag van je!