Hoe schrijf je nou meerdere persoonlijke brieven tegelijk?

Frédérique vroeg mij of ik wel eens een stuk geschreven had over Afdruk samenvoegen. Je kent ze wel, die brieven die "persoonlijk aan jou gericht" zijn. Of via de mail. Soms komt er een pareltje binnen en dat was vorige maand ook weer zo. Dus plande ik meteen een leuke, leerzame workshop op 2 juli: "Persoonlijke brieven maken in Microsoft Word (of Outlook!)". En in de tussentijd gaf en geef ik wat tips weg.

 

Omdat knippen en plakken niet echt het handigste is wanneer je dezelfde brief naar meerdere personen wilt sturen (dit is tip 0 ;-) ).

Tip 1: Controleer voordat je verstuurt. Je kent ze wel? Die “persoonlijke” brieven gericht aan Beste <voornaam>…. Of nog mooier 

Dit kun je dus voorkomen door een proefafdruk te maken. Je ziet dan meteen wat eraan schort.

Tip 2: Heb je meerdere adreslijsten? Ben dan consistent in de namen van de velden. Gebruik bijvoorbeeld in alle lijsten "voornaam" en niet in de ene vnaam en in de andere naam en in weer een andere...
Wat is hiervan het voordeel? Je kunt zo iedere adreslijst oproepen in je brieven, zonder de veldnamen te hoeven veranderen.

Tip 3: Wanneer je alleen e-mails verstuurt volstaat vaak de voornaam en het mailadres. Wil je ook bijvoorbeeld echte decemberkaarten versturen? Dan heb je ook een achternaam en het volledige adres nodig.

Tip 4: Je kunt ook adresgegevens uit bijvoorbeeld Outlook gebruiken. Zorg dat je adreslijst daar netjes bijgehouden wordt en de veldnamen zijn al voor je ingevuld. 
Outlook gebruikt zijn eigen veldnamen. Die hoeven dus voor jou niet altijd duidelijk te zijn…. 

Tip 5: Zorg dat alle mailadressen goed staan in je adresbestand in Excel. Dan kun je rechtstreeks mailen.
Microsoft Excel is echt een grandioos mooi middel om je adresbestanden bij te houden. Snel én overzichtelijk.

Tip 6: In Microsoft Outlook kun je categorieën toekennen aan contactpersonen. In Excel maak je een kolom “Categorie” en zo kun je bijvoorbeeld een mailing naar gewaardeerde klanten uitsturen. Of naar je leveranciers om hun te bedanken voor hun tomeloze inzet.

Ok, leuk die tips…. maar hoe doe je nou dat samenvoegen? Eerst open je een bestand in Microsoft Word. Dat hoe niet per se een leeg blad te zijn, als je brief al klaar is ga je hier de velden aan toevoegen. Hiervoor open je in menu Verzendlijsten de optie Adressen selecteren.

Ervan uitgaande dat je al een bestaande lijst hebt gemaakt in Microsoft Excel ga je deze opzoeken en openen.
Vervolgens kun je op de gewenste plekken de Samenvoegvelden invoegen. Je kunt ze allemaal achter elkaar plakken zoals in onderstaand voorbeeld en dan later de spaties en regeleindes toevoegen.

Tip 7: Tussen de postcode en de woonplaats zet ik 2 vaste spaties met de toetscombinatie <Ctrl>+<spatie> zodat ik bij het zoeken en vervangen van dubbele spaties deze altijd behoud.

Wanneer alles geplaatst is kun je een test uitvoeren door te Voltooien en samenvoegen

Tip 8: Voor het testen heb je niet alle brieven nodig, test de eerste 2, de rest is toch hetzelfde van opbouw.
Waarom dan 2? Omdat je zo ook meteen de overgang tussen de brieven kunt controleren.

In de workshop en op een trainingsdag kan ik natuurlijk veel meer uitleggen over het samenvoegen van adreslijsten en brieven. Wil je hierover meer weten? Vul dan het contactformulier in! En wellicht ben je ook geïnteresseerd in andere trainingen? Ik hoor graag van je!