Kan ik makkelijk formules kopiëren in Microsoft Excel?

Miranda schrijft me op Facebook dat ze leuk geploeterd heeft met het kopiëren van een formule in Microsoft Excel. Haar probleem was dat ze een formule uit een cel moest kopiëren naar een hele rij. Ze probeerde het met formule plakken “en van alles en nog wat” maar ze moest koppeling plakken kiezen. Of het de meest logische manier is wist ze niet maar het werkte wel. Daarop beloofde ik haar wat meer over het kopiëren van formules uit te leggen.

Wat is er aan de hand?

Als je in Excel formules kopieert worden de celverwijzingen meegenomen naar links/rechts en boven/beneden. Wat is eigenlijk een celverwijzing? Je verwijst in een formule naar een andere cel. Dus als ik in cel D2 typ =B2*C2 dan verwijs ik in de formule naar de inhoud van de cellen in B2 en C2. En als ik deze formule dan kopieer naar celadres D3 komt daar automatisch te staan =B3*C3. Dat heet relatieve celverwijzing. Dat kan wel eens lastig zijn als je naar een vaste cel wilt verwijzen. Bijvoorbeeld als je in een cel het btw-percentage hebt staan waarmee je wilt rekenen.

Er zijn 3 soorten celverwijzingen mogelijk: de relatieve (standaard), de absolute (verwijzen naar een vaste cel) of een mix van beide (waarbij óf de rij óf de kolom vast staat in de verwijzing).

Relatieve celverwijzing

In onderstaand voorbeeld zijn de formules in de celadressen D3 en D4 gekopieerd uit celadres D2. Dat betekent dat automatisch meebewogen wordt naar beneden: B2 wordt B3, B4...

Bij het naar rechts kopiëren worden de kolomletters opgeschoven zijn (A wordt B en B wordt C). Voor de duidelijkheid heb ik later een kolom tussengevoegd zodat ik de formules zichtbaar kon schrijven.

relatieve verwijzing.jpg

Gemixte celverwijzing

Een gemixte celverwijzing verwijst naar een deel van de cel als "absoluut". In onderstaand voorbeeld heb ik eerst de rij "vastgezet" en bij het naar opzij kopiëren de kolom (daarna heb ik voor de duidelijkheid een kolom tussengevoegd om de formules te kunnen laten zien).

mixed celverwijzing.jpg

Absolute celverwijzing

Door zowel de kolomletter als het rijcijfer te voorzien van een dollarteken maak je een absolute celverwijzing. Wanneer je gaat rekenen met $A$2 zul je dus altijd rekenen met de gegevens uit celadres A2.

absolute verwijzing.jpg

Moet je die dollartekens altijd handmatig typen? Met de functietoets F4 kun je ook dollartekens toevoegen.

Plakopties

Welke plakopties kent Excel? Wanneer je een cel kopieert heb je verschillende mogelijkheden om eender waar te plakken.

plakopties.jpg

  • Als eerste zie je de "gewone" plakoptie. Precies wat er in de cel staat wordt geplakt. Daarbij worden absolute en relatieve verwijzingen gebruikt. Met deze optie plak je ook alle opmaak die je aan een cel gegeven hebt mee.
  • De "123" optie plakt alleen de waarde uit de cel. Er wordt dus géén formule geplakt maar de uitkomst van de formule.
  • De Fx plakt alléén de formule uit de cel, niet de opmaak.
  • De 4e optie maakt van kolommen rijen en omgekeerd. Dit proces heet "transponeren".
  • De optie met de kwast kopieert alléén de opmaak, niet de inhoud.
  • De laatste optie is koppeling plakken, deze leg ik apart uit,

Wat doet koppeling plakken?

Een koppeling verwijst naar de uitkomst in die ene cel. Ik ga het uitleggen aan de hand van een kleine tabel. In celadres C2 staat de formule om de uitkomst te berekenen van het aantal producten in celadres B2 maal de prijs in celadres A2. In celadres D2 heb ik deze formule uitgeschreven.

In celadres C3 is de formule uit celadres C2 als koppeling geplakt. Er komt nu een absolute celverwijzing tevoorschijn. Dit zie je aan het dollarteken vóór de kolomverwijzing ($C) en het dollarteken vóór de rijverwijzing ($2). Waar op het rekenblad ik ook deze koppeling plak, overal zal deze uitkomst komen te staan.

Succes met het plakken van formules!