Het opschonen van het archief in Microsoft Outlook

Joop neemt contact op naar aanleiding van een eerder verschenen blog over het archiveren en verwijderen van items in Microsoft Outlook. Hij wil graag de items uit het archief definitief verwijderen, ook een archief moet tenslotte wel eens worden opgeschoond. Ziet hij wellicht een instelling over het hoofd? Heb ik misschien een tip voor hem? 
 

Wat is er aan de hand?

De map Archief is een van de standaardmappen in Outlook, net als Postvak IN, Verzonden items en Verwijderde items. Je kunt de map Archief niet zelf verwijderen, wél de inhoud hiervan. 

Er zijn verschillende manieren om items in Outlook 2019 te archiveren. Het maakt hierbij ook nog uit of je Outlook gebruikt voor Gmail-, POP- of IMAP-accounts. Een IMAP-account bewaart alle items op de server. 

Maar als je dan een mailtje uit je archief opent en het dan weggooit? Als je de prullenbak leegt is het mailtje echt weg. Maar wie leegt dagelijks zijn prullenbak?

Oplossing!

Wat kan Joop controleren aan zijn instellingen? Via menu Bestand kun je op het dialoogvenster Opties bij de tab Geavanceerd de Instellingen voor AutoArchiveren activeren. 

Contactpersonen worden standaard nooit gearchiveerd. Deze kunnen wel handmatig naar het archief worden gesleept. 

De standaard instelling gaat ervanuit dat je iedere 14 dagen opschoont. Dit kun je verhogen of verlagen. Wil je niet dat alle items automatisch verplaatst worden? Schakel dan het vinkje bij Waarschuwen dóór AutoArchiveren in.

Je ziet dat je ook de ouderdomsperiode kunt aanpassen. Wanneer je de archiefmap niet in de mappenlijst wilt terugzien haal je het vinkje weg. Je kunt oude items ook meteen definitief verwijderen. Dit zou ik nooit aanraden.

Je kunt voor het archiveren een periode configureren van één dag tot maximaal 60 maanden. Wanneer gaat die ouderdomsperiode in? Als je een e-mail opnieuw op ongelezen zet, heb je het gewijzigd en dan gaat de nieuwe periode van 6 maanden in. De datum waarop een item voor het laatst is geopend of gewijzigd geldt als ingangsdatum van de ouderdomsperiode.

En wat als je de items hebt gewist uit het archief en ze dan nog steeds terugkomen in het archief? Kijk dan eens hoe de instellingen staan voor de mail zelf. Is dit via IMAP? Dan blijven de mailtjes op de server bewaard. Bij POP worden de mailtjes gedownload naar de computer.

Joop heeft me laten weten dat zijn probleem hiermee is opgelost!

Ben jij nieuwsgierig geworden en wil je méér weten? Kijk eens naar de Microsoft Office trainingen die ik bied of vul je e-mailadres in zodat je voortaan als eerste op de hoogte gehouden wordt!